Rapportages automatisch samenstellen

In veel bedrijven wordt de maandrapportage door één persoon gemaakt, met gegevens uit drie of vier bronnen: de boekhouding, het CRM, de urenregistratie en een webshop. Exporteren, in Excel plakken, controleren of de totalen kloppen en er een toelichting bij schrijven kost al snel zes tot acht uur per maand.

Vervelender dan de uren is de afhankelijkheid. Is die ene persoon ziek of op vakantie, dan komt het rapport later of helemaal niet. En omdat het handwerk is, sluipen er fouten in die pas opvallen als iemand in een vergadering een cijfer betwist. Een agent die de cijfers zelf ophaalt en in je vaste format zet, haalt beide problemen weg.

We koppelen aan de bronnen die je gebruikt: boekhoudpakketten als Exact Online of AFAS, een CRM als HubSpot, urenregistratie, of een webshop. Heeft een systeem geen API, dan kan een periodieke export ook als bron dienen. Je bestaande Excel- of Word-format blijft het uitgangspunt, zodat het rapport eruitziet zoals je lezers gewend zijn.

Verder spreken we af wanneer het concept klaarstaat, meestal de eerste werkdag van de maand, en wie het controleert voordat het rondgaat. De toelichting die de agent schrijft is een concept: hij benoemt wat opvalt in de cijfers, jij voegt de context toe die alleen jij kent.