Offertes automatisch opstellen

Denk aan een installatiebedrijf dat wekelijks zo'n 25 offertes uitbrengt. Aanvraag lezen, klantgegevens opzoeken, prijzen erbij zoeken en alles in het sjabloon zetten kost gemiddeld drie kwartier per offerte. Dat is bijna twintig uur per week, verdeeld over een paar mensen die dit erbij doen.

Wanneer een agent het concept voorbereidt, blijft er per offerte vooral controlewerk over: klopt de scope, klopt de korting, kan hij weg. Minstens zo belangrijk als de uren is de doorlooptijd. Waar een aanvraag nu soms twee dagen blijft liggen tot iemand tijd heeft, gaat het concept dezelfde dag de deur uit. Bij offertes wint vaak wie het eerst reageert.

Deze toepassing valt of staat bij drie dingen die je waarschijnlijk al hebt. Een prijslijst waar de agent uit put, of dat nu een Excel-bestand is of een artikelbestand in je ERP. Klantgegevens uit je CRM, bijvoorbeeld HubSpot, Salesforce, Pipedrive of een pakket als Exact of AFAS. En je eigen offertesjabloon in Word of PDF, zodat de uitkomst er precies zo uitziet als je gewend bent.

Daarnaast leggen we je kortingsregels vast: welke marges vrij zijn, wat een vaste staffel is en wanneer iemand moet meekijken. Zo voorkom je wildgroei in kortingen en voorwaarden, iets wat bij handmatig werk juist vaak sluipenderwijs gebeurt. Voor bedrijven met veel varianten combineren we dit soms met een configuratietool, zodat de klant zelf samenstelt en de agent de offerte afmaakt.