Facturen automatisch verwerken

Een groothandel met ongeveer 400 inkoopfacturen per maand is een herkenbaar voorbeeld. Handmatig uitlezen, controleren tegen de inkooporder en inboeken kost al snel drie minuten per factuur. Dat is zo'n 20 uur per maand, oftewel een halve werkweek die opgaat aan overtypen.

Met een agent ervoor blijft van die drie minuten meestal een controle van enkele seconden over: kijken of de herkende bedragen kloppen en akkoord geven. De facturen die netjes matchen met een inkooporder glijden er vrijwel geruisloos doorheen; alleen de afwijkers vragen echt aandacht. De tijdwinst zit hem niet in slimme trucs, maar in het wegvallen van honderden keren hetzelfde intikken.

We koppelen aan gangbare boekhoudpakketten als Exact Online, AFAS, Twinfield of e-Boekhouden, via hun API of import. Facturen mogen binnenkomen zoals ze nu binnenkomen: als PDF in een mailbox, als scan of via een leveranciersportaal. Heb je inkooporders in een ERP staan, dan gebruiken we die als controlepunt; heb je die niet, dan toetsen we op leverancier, bedrag en eerdere facturen.

Voordat we live gaan spreken we twee dingen af. Ten eerste de afwijkingsdrempel: tot welk bedrag of verschilpercentage mag een factuur automatisch door, en wanneer moet een mens kijken. Ten tweede wie aftekent, want de definitieve boeking gebeurt altijd na goedkeuring. Zo houd je de controle die je accountant van je verwacht, zonder het handwerk dat eromheen zat.