// toepassing · AI-integraties
Automatische documentverwerking
Documenten die binnenkomen en handmatig verwerkt moeten worden, kosten veel tijd. AI neemt dat over.
in het kort
- 1Document komt binnen
- 2AI leest en classificeert
- 3Velden worden uitgelezen
- 4In het juiste systeem gezet
// nu en straks
Van knelpunt naar werkende oplossing
nu
Waar je tegenaan loopt
Inkomende post, facturen en formulieren worden met de hand uitgelezen en overgetypt. Dat is traag en foutgevoelig.
Bij hogere volumes ontstaat er al snel een achterstand die niemand leuk vindt. En elke typefout kost later extra tijd om recht te zetten.
straks
Hoe wij het oplossen
We koppelen AI die inkomende documenten leest, classificeert en de juiste velden in je systeem zet. Twijfelgevallen gaan naar een mens.
AI herkent de inhoud ongeacht het formaat, van PDF tot scan. Zo verdwijnt het overtypen en houd je ook bij grote volumes overzicht.
Post die binnenkomt in vijf verschillende vormen
Een organisatie krijgt aanvragen binnen als PDF per mail, als ingescand formulier, via een portaal en soms nog gewoon op papier. Iemand opent ze, bepaalt waar ze over gaan, haalt de gegevens eruit en zet ze in het juiste systeem. Bij enkele honderden documenten per maand is dat een dagtaak, en het is werk waar niemand vrolijk van wordt.
AI kan die stap overnemen: lezen, bepalen wat voor document het is en de relevante velden eruit halen, ongeacht de vorm waarin het binnenkwam. Wat je overhoudt is een controlemoment in plaats van invoerwerk, plus het voordeel dat alles dezelfde dag verwerkt is in plaats van wanneer iemand toekwam aan de stapel.
Herkenning, drempels en wat er bij twijfel gebeurt
We stellen per documenttype in welke velden nodig zijn en waar ze naartoe gaan: een aanvraag naar je CRM, een factuur naar de boekhouding, een formulier naar het juiste dossier. Koppelen doen we via de API's van pakketten als Exact Online, AFAS of een DMS.
Net zo belangrijk is wat er gebeurt bij twijfel. Elk uitgelezen veld krijgt een zekerheidsscore; ligt die onder de drempel die we samen afspreken, dan gaat het document naar een mens. Zo voorkom je het scenario waarin een verkeerd gelezen bedrag ongemerkt doorstroomt naar je administratie.
// zo werkt het
Zo werkt het
Binnenkomen
Documenten komen binnen via mail, upload of scan.
Lezen en classificeren
AI leest de inhoud, bepaalt het type en haalt de velden eruit.
In het systeem
De gegevens belanden in het juiste systeem; twijfel gaat naar een mens.
// wat het oplevert
Wat het je oplevert
in de praktijk
Voorbeeld: enkele honderden documenten per maand in 4 verschillende vormen worden dezelfde dag verwerkt, met alleen nog een controlemoment in plaats van invoerwerk.
// veelgestelde vragen
Vragen die vaak terugkomen
Een koppeling voor één documentstroom zit doorgaans tussen de €1.400 en €4.000, afhankelijk van het aantal documenttypen en doelsystemen. Na een intake krijg je een vaste prijs.
Ja, van PDF tot scan en portaalformulier. AI herkent de inhoud ongeacht de vorm waarin het document binnenkomt.
Elk uitgelezen veld krijgt een zekerheidsscore. Ligt die onder de afgesproken drempel, dan gaat het document naar een mens in plaats van ongemerkt door te stromen.
In het systeem waar ze horen: een aanvraag in je CRM, een factuur in de boekhouding, een formulier in het juiste dossier. We koppelen via de API's van bijvoorbeeld Exact Online, AFAS of een DMS.
// meer toepassingen
Meer binnen AI-integraties
Systemen aan elkaar koppelen
Twee systemen die niet met elkaar praten, kosten je dagelijks tijd. Wij bouwen de brug ertussen.
Lees meer →Realtime meldingen
Je wilt het weten zodra er iets belangrijks gebeurt, niet pas als je toevallig kijkt. AI let voor je op.
Lees meer →Chatbot op eigen kennis
Een chatbot is pas nuttig als hij jouw kennis kent. Wij bouwen er een op je eigen documentatie.
Lees meer →// verder lezen
Uit onze blog
Benieuwd wat AI voor jouw bedrijf kan doen?
Plan een vrijblijvend gesprek. Binnen een half uur weet je of en waar AI zich bij jou terugverdient.
Plan een gesprek