Documentherkenning

Neem een inkoopfactuur: factuurnummer, datum, leverancier, btw-nummer, bedragen per regel, totaal, btw en betaaltermijn. Al snel een stuk of twaalf velden die iemand overtypt. Doe dat een paar honderd keer per maand en je begrijpt waarom dit het werk is dat als eerste automatisering verdient.

Het probleem is dat elke leverancier zijn eigen opmaak heeft. Een klassiek sjabloon-systeem loopt daarop stuk, want je zou per leverancier een sjabloon moeten instellen. AI leest het document zoals een mens dat doet: op basis van wat er staat, niet op basis van waar het staat. Daarom werkt het ook bij een leverancier die je voor het eerst ziet.

Ook scans en foto's kunnen mee, al is de betrouwbaarheid daar afhankelijk van de kwaliteit: een rechte scan van 300 dpi levert betere resultaten dan een schuine telefoonfoto. Waar de herkenning onzeker is, markeert het systeem dat expliciet in plaats van een gok als feit te presenteren.

De uitgelezen gegevens zetten we klaar voor je systeem, bijvoorbeeld Exact Online, AFAS of een DMS. Voor de eerste periode adviseren we alles te laten controleren, zodat je ziet hoe betrouwbaar de herkenning in jouw praktijk is. Daarna kun je de zekere gevallen automatisch laten doorlopen en alleen de twijfelgevallen zelf bekijken.