Data synchroniseren

Een bedrijf met een webshop, een boekhoudpakket en een CRM heeft klantgegevens op drie plekken staan. Verhuist een klant, dan moet iemand die wijziging drie keer doorvoeren. In de praktijk gebeurt dat twee keer, waarna de factuur maanden later naar het oude adres gaat en niemand weet welk systeem gelijk heeft.

Bij honderden klanten en tientallen mutaties per maand kost dat niet alleen invoertijd, maar vooral hersteltijd: onbestelbare post, verkeerde facturen en discussies over welke gegevens kloppen. Met een koppeling voer je een wijziging nog één keer in en volgt de rest vanzelf. De winst zit minder in bespaarde minuten dan in het verdwijnen van fouten die je pas weken later ontdekt.

De belangrijkste afspraak maken we vooraf: welk systeem is de bron van waarheid voor welk gegeven. Vaak is dat het CRM voor klantgegevens en het ERP of boekhoudpakket voor financiële data. Zonder die keuze krijg je systemen die elkaar over en weer overschrijven, en dat is erger dan handmatig werk.

Technisch koppelen we via API's aan gangbare pakketten als Exact Online, AFAS, HubSpot, Shopify of WooCommerce. Wijzigingen delen we realtime waar dat kan, of op een vast interval als het systeem dat niet toelaat. Ook spreken we af wat er gebeurt bij een conflict of storing: welke kant wint, en waar de melding heen gaat als een synchronisatie niet lukt.