AI-scan van processen

Het duurste handwerk in een bedrijf is meestal het werk dat er altijd al was. Elke maandag de planning overtypen, elke maand de cijfers verzamelen, elke dag de mailbox sorteren. Niemand noemt dat een probleem, want zo doen we het nu eenmaal. Precies daarom staat het ook op geen enkele verbeterlijst.

Een scan haalt dat boven water. We lopen je processen langs en tellen mee: hoe vaak komt iets voor, hoeveel tijd kost het, en hoeveel mensen doen het. In de meeste bedrijven springen er twee of drie processen uit die samen goed zijn voor het grootste deel van de onnodige uren.

We spreken met de mensen die het werk doen en kijken mee in de systemen die ze gebruiken, bijvoorbeeld Microsoft 365, een CRM als HubSpot of een pakket als Exact of AFAS. Dat kost je team weinig tijd: doorgaans een gesprek van een half uur per proces, in plaats van dagenlang meelopen.

Je krijgt een overzicht van waar de tijd blijft, met per proces een nuchtere inschatting van wat automatiseren zou schelen én of het technisch kan. Soms is de conclusie dat een proces beter eerst opgeruimd kan worden voordat er AI bij komt. Dat zeggen we dan ook, want automatiseren van een rommelig proces levert vooral snellere rommel op.