AI-kennisassistent

Vraag in een adviesbureau van veertig man eens hoeveel tijd er dagelijks opgaat aan zoeken: welke versie van het contract geldt, wat spraken we met deze klant af, waar staat die ene procedure. Een kwartier tot twintig minuten per persoon per dag is geen uitzondering. Over een jaar is dat een indrukwekkende stapel uren die nergens gefactureerd wordt.

Daar komt een tweede kostenpost bij die je niet in de urenregistratie ziet: de onderbrekingen. Wie het niet vindt, loopt naar de collega die het toevallig weet, en die is dan óók uit zijn werk. Een kennisassistent haalt dat weg door in seconden antwoord te geven uit je eigen documenten, met de bron erbij zodat je het kunt natrekken.

We sluiten aan op de plekken waar je kennis nu al staat: SharePoint en Microsoft 365, Google Drive, een kennisbank in Notion of Confluence, of gewoon een gedeelde netwerkschijf met documenten. Ook contracten en dossiers uit een DMS kunnen mee. Je hoeft niets te verhuizen of over te zetten.

Het belangrijkste inrichtingsvraagstuk is rechten: niet iedereen mag alles zien. We werken daarom met de bestaande rechten van je systemen, zodat een medewerker via de assistent nooit iets te zien krijgt waar hij anders ook niet bij zou kunnen. Nieuwe en gewijzigde documenten worden automatisch meegenomen, zodat antwoorden meebewegen met je documentatie in plaats van te verouderen.