Wat kost maatwerksoftware laten maken?

"Wat kost een app?" is ongeveer even beantwoordbaar als "wat kost een gebouw?". Toch is het een terechte vraag, want je wilt weten of je in de buurt zit voordat je aan gesprekken begint.

Dus hieronder de bandbreedtes die wij in de praktijk hanteren, wat er precies in zit, en de vier dingen die een offerte laten verdubbelen. Plus, en dat is minstens zo nuttig, wanneer je beter geen maatwerk kunt laten bouwen.

Waar gaat het geld heen?

Bijna niemand die maatwerk laat bouwen betaalt vooral voor het slimme stuk. Je betaalt voor de basis eromheen: schermen die kloppen, inloggen, rechten per rol, een database, foutafhandeling en een plek waar het draait. Dat is bij elk project ongeveer hetzelfde en het is nooit nul.

Vink hieronder aan wat jouw geval nodig heeft, dan zie je waar de bandbreedte heen loopt.

Twee dingen vallen op als je ermee speelt. De basis is een groot deel van het bedrag, en toegang voor mensen van buiten je organisatie is de duurste knop die er zit. Dat laatste komt niet door de schermen maar door het rechtenmodel: zodra een klant kan inloggen, moet je van elk stukje data kunnen aantonen wie het mag zien.

De vier dingen die de prijs opdrijven

Koppelen aan een systeem zonder nette API. Een modern pakket met documentatie kost een paar dagen. Een systeem uit 2011 waar de leverancier niet aan mee wil werken kost weken, en soms lukt het gewoon niet netjes. Dit is de grootste onzekerheid in vrijwel elke offerte. Zoek daarom vroeg uit of jouw pakket een API heeft; het antwoord verandert de prijs meer dan welk scherm ook.

Onduidelijkheid over hoe het nu gaat. Als drie collega's het proces verschillend beschrijven, betaal je ons om dat uit te zoeken. Dat kan, maar het is duurder dan wanneer je het zelf eerst op papier zet. Een half A4 met "zo gaat het nu, zo zou het moeten" scheelt in de praktijk echt geld.

Uitzonderingen die pas later boven komen. "Behalve bij die ene klant" is de duurste zin in softwareland. Elke uitzondering is een tak in de code die getest en onderhouden moet worden. Verzamel ze vooraf, dan kun je kiezen welke je echt wilt bouwen.

Meer mensen aan tafel. Een project met één beslisser loopt sneller dan een project met een stuurgroep. Dat is geen kritiek op stuurgroepen, het is gewoon rekenwerk: elke extra beslisser voegt rondes toe.

Wat het daarna kost

Software is nooit af, en dat hoort geen verrassing te zijn. Reken jaarlijks op ongeveer vijftien tot twintig procent van de bouwsom voor hosting, updates, kleine aanpassingen en het oplossen van dingen die je pas in gebruik ontdekt.

Bij een app van tienduizend euro is dat vijftien- tot tweeduizend per jaar. Zit er AI in, dan komt daar verbruik bij: dat reken je per bericht en het loopt met je volume mee. In wat kost een AI-agent laten bouwen staat een schuifje waarmee je dat voor je eigen aantallen uitrekent.

Wie die post-bouwkosten niet begroot, komt na een jaar in de knel. Dan staat er software die werkt en is er geen budget om hem bij te houden, en dat is precies hoe iets langzaam onbruikbaar wordt.

Wanneer je geen maatwerk moet nemen

Wij verdienen aan maatwerk, dus neem het volgende serieus juist omdat het van ons komt.

Er is een pakket dat het doet. Boekhouden, urenregistratie, een gewone webshop: daar zijn goede pakketten voor die door duizenden bedrijven getest zijn. Bouw dat niet na. Betaal die zestig euro per maand en besteed je geld aan het stuk dat echt van jou is.

Je wilt het pakket alleen anders. "Het kan bijna, alleen dat ene scherm." Dan is de vraag of dat ene scherm een half jaar van je leven waard is. Vaak is de goedkoopste oplossing je proces een beetje aanpassen aan het pakket.

Het proces staat nog niet. Verandert het elke maand, dan betaal je software die achter de werkelijkheid aan loopt. Laat het eerst een kwartaal stabiel zijn.

Eén persoon gebruikt het, een keer per week. Dan is de terugverdientijd te lang. Reken het na voor je begint.

Vaste prijs of nacalculatie?

Wij werken met een vaste prijs na een korte intake. Dat is niet omdat het altijd beter is, maar omdat het bij ons soort projecten de eerlijkste verdeling van risico geeft: wij schatten in wat wij kunnen inschatten, en jij weet waar je aan toe bent.

Nacalculatie past beter als het echt onbekend terrein is, bijvoorbeeld als niemand weet of dat oude systeem zich laat koppelen. Wat wij dan doen: eerst een korte, betaalde verkenning van een paar dagen om die ene vraag te beantwoorden, en dán een vaste prijs voor de rest. Zo betaal je geen risico-opslag voor onzekerheid die je binnen een week kunt wegnemen.

Waar je voor moet oppassen: een lage vaste prijs met een dunne omschrijving. Dat is geen scherpe aanbieding maar een uitnodiging voor meerwerk.

Hoe je de prijs zelf omlaag brengt

• Kies één proces. Niet het systeem dat alles doet, maar de plek waar het nu pijn doet. Zie wat een MVP is en waarom je ermee begint.
• Schrijf de uitzonderingen op. Alles wat begint met "behalve als". Daarna kies je welke je bouwt.
• Zoek uit of je pakket een API heeft. Eén mailtje aan je leverancier kan duizenden euro's onzekerheid wegnemen.
• Wijs één beslisser aan. Iemand die knopen mag doorhakken zonder overleg.
• Lever je data schoon aan. Als wij eerst je adressenbestand moeten opschonen, betaal je ons om dat te doen.

Wat wij rekenen

Voor een eerste werkende versie van een afgebakende toepassing zitten wij tussen de drie- en vijfentwintigduizend euro, afhankelijk van wat je in de tool hierboven aanvinkt. Een losse koppeling begint rond veertienhonderd euro. Je krijgt altijd de volledige broncode en documentatie, dus je zit niet aan ons vast; waarom dat uitmaakt staat in van wie is de broncode.

Meer over hoe zo'n traject loopt staat op de pagina over AI-apps op maat. Weet je nog niet of maatwerk het antwoord is, dan is een gesprek van een half uur meestal genoeg om dat te bepalen, en dat kost je niets.

Kort samengevat

• Je betaalt vooral voor de basis eromheen, niet voor het slimme stuk.
• Een eerste werkende versie zit meestal tussen de drie- en vijfentwintigduizend euro.
• Reken jaarlijks vijftien tot twintig procent van de bouwsom voor onderhoud, plus verbruik als er AI in zit.
• Het meest prijsbepalende dat je vooraf kunt uitzoeken: heeft je bestaande systeem een nette API.
• Is er een pakket dat het doet, neem dat pakket.