AI in Microsoft 365: wat kan er zonder alles om te gooien?

Zit je in Microsoft 365, dan heb je meer AI in huis dan je waarschijnlijk gebruikt. Tegelijk krijg je van elke leverancier te horen dat je nog iets moet aanschaffen. Dit artikel zet op een rij wat er in je licentie zit, wat je bijbetaalt en waar het punt ligt waarop maatwerk goedkoper is dan nog een abonnement.

Drie dingen die vaak door elkaar lopen

Copilot helpt een mens die aan het werk is. Hij vat je vergadering samen, schrijft een concept in Word, zoekt door je documenten in SharePoint. Nuttig, en er zit altijd iemand die klikt.

Power Automate voert stappen uit die jij van tevoren hebt bedacht. Bestand binnen, regel in een lijst, bericht naar een collega. Betrouwbaar, voorspelbaar en het zit grotendeels in je licentie.

Een eigen agent bepaalt zelf welke stap past bij wat er binnenkomt, binnen grenzen die jij stelt. Die werkt door zonder dat er iemand bij zit.

Het verschil tussen de eerste en de derde is het makkelijkst te onthouden als: Copilot maakt jou sneller, een agent zorgt dat het werk gebeurt zonder jou. Voor sommige taken wil je het eerste, voor andere het tweede.

Wat je al hebt zonder bij te betalen

In vrijwel elk zakelijk abonnement zit Power Automate voor de standaardconnectoren. Daarmee komt een verrassend groot deel van het routinewerk al weg: formulieren die zichzelf wegschrijven, goedkeuringen met een knop in Teams, terugkerende overzichten, meldingen als er iets binnenkomt.

Ook standaard: zoeken door je eigen documenten, versiebeheer, en de gebruikelijke automatische indelingen in Outlook. Dat is geen AI in de moderne zin, maar het lost wel dezelfde klachten op.

Voordat je iets aanschaft is dit de eerlijkste eerste stap: kijk wat er met wat je al hebt op te lossen valt. Kom je er zelf niet uit, dan doen de Power Automate-consultants van omData precies dit voor het MKB. Dat is ons zusterbedrijf, dus we sturen je daar zonder tussenpersoon heen.

Waar je voor bijbetaalt

Copilot is een aparte licentie per gebruiker per maand. Of dat loont hangt af van hoeveel iemand schrijft en vergadert. Voor een directiesecretaresse of een consultant die de hele dag documenten produceert: waarschijnlijk. Voor iemand in de werkplaats: waarschijnlijk niet.

Verder betaal je bij voor premium-connectoren in Power Automate, waaronder de koppelingen naar veel niet-Microsoft-systemen, en voor sommige AI-functies binnen flows. Reken dat per flow of per gebruiker door voordat je begint; het is niet duur, maar het is ook niet nul.

Praktisch advies: koop Copilot eerst voor drie tot vijf mensen die er het meest van zouden moeten hebben, en kijk na twee maanden of ze het missen als je het wegneemt. Dat is een betrouwbaarder meting dan een businesscase vooraf.

Waar het stukloopt

Alle drie de bovenstaande dingen lopen op hetzelfde punt stuk: op het moment dat er iets begrepen moet worden dat niet in vaste velden staat.

Een klant mailt "we hebben nog niets gehoord over die offerte van vorige maand, en kan er ook nog een derde unit bij?". Daar zit een klacht in, een vraag en een uitbreiding van de opdracht. Power Automate ziet één e-mail met een onderwerp en een afzender. Copilot kan hem samenvatten, maar alleen als iemand hem opent.

Datzelfde geldt voor documenten die niet allemaal hetzelfde formaat hebben, voor het inschatten van urgentie, en voor het kiezen van de juiste standaardtekst uit veertien opties. Dat zijn oordelen, en daar zijn regels niet voor gemaakt.

Wat past bij jouw taak?

De combinatie is meestal het antwoord

De vraag is zelden of het Power Automate of een agent wordt. Meestal is negentig procent van het proces gewoon een flow, met één stap waar iemand nu nog moet lezen en nadenken.

Een gedeelde postbus ziet er zo uit: mail komt binnen, wordt opgeslagen, krijgt een label, gaat naar de juiste persoon, en er komt een taak van. Alleen die stap "krijgt een label" vraagt om begrijpen waar het over gaat. Laat Power Automate dus het proces sturen en roep voor die ene stap iets aan dat het wel kan.

Dat is goedkoper dan alles in AI gieten en beter te onderhouden: de flow blijft zichtbaar in een plaatje dat je collega snapt, en er is precies één plek waar het oordeel gemaakt wordt. Uitgewerkt staat dat bij inbox-triage automatiseren en in AI-agent of Power Automate.

Waar de gegevens blijven

Bij Copilot blijft alles binnen je eigen tenant en gelden je bestaande instellingen. Dat is een reëel voordeel: je hoeft er niets extra's voor te regelen.

Bouw je er iets naast, dan gaat wat je meestuurt naar de partij achter het model. Bij ons kies je zelf welke dat is, en zetten we standaard alleen die ene mail of dat ene document mee, niet je hele postbus. Wat er precies gebeurt staat in is een AI-agent veilig met bedrijfsgegevens.

Let bij Copilot wel op één ding dat mensen verrast: hij toont een gebruiker alles waar diegene toegang toe heeft. Staan er SharePoint-mappen te ruim open, dan komt dat nu naar boven. Dat is geen fout van Copilot, het is een bestaand probleem dat zichtbaar wordt. Ruim dat op voordat je uitrolt.

Hoe wij het aanpakken

We beginnen met kijken wat er al staat. Draait er een flow die werkt, dan bouwen we die niet over; dat zou je geld kosten zonder dat er iets beter wordt. We zoeken de stap waar iemand nu nog moet lezen en oordelen, en zetten daar iets neer dat door je bestaande flow wordt aangeroepen.

De eerste weken doet dat alleen voorstellen, zodat je naast elkaar ziet wat er zou zijn gebeurd. Pas als dat klopt, krijgt het meer ruimte. Meer over die werkwijze staat op de pagina's over AI-agents en AI-integraties.

Kort samengevat

• Kijk eerst wat er met je huidige licentie al opgelost kan worden. Vaak meer dan je denkt.
• Copilot maakt een mens sneller, een agent zorgt dat het werk zonder die mens gebeurt.
• Koop Copilot eerst voor een handjevol mensen en meet of ze het missen.
• Alles loopt stuk op hetzelfde punt: vrije tekst en oordeel. Daar begint maatwerk.
• Meestal wordt het allebei: de flow stuurt, en één stap begrijpt wat er binnenkomt.